De selectie van een IT-bedrijfsapplicatie binnen een familiebedrijf

Wanneer je als (familie)bedrijf besloten hebt dat er behoefte is aan een nieuw informatiesysteem, zoals ERP (Enterprise Resource Planning), komt de vraag: “hoe gaan we dit doen?”. Met de diverse betrokkenen moet een aanpak worden bepaald en wie vanuit de onderneming betrokken gaat worden bij het selectieproces. Zijn er familieleden die een prominente rol moeten en kunnen vervullen, zoals projectleiderschap? Daarnaast moeten de spelregels met elkaar vastgesteld worden. Als laatste heerst er de vraag of er een adviseur bij het proces betrokken moet worden. In dit artikel gaan we dieper in op hoe de selectiefase van een IT-bedrijfsapplicatie eruit ziet binnen het familiebedrijf.

Onze tool van binnen zien? Vraag een demo aan!

In dit blog bespreken wij:

• De selectiefase van een groot IT-systeem
• De aanpak in elke fase
• Wie trekt de kar bij de selectie van een IT-systeem?
• Wel of geen adviseur?

De selectiefase van een groot IT-systeem

Zowel het besluit om op zoek te gaan naar een nieuw IT-systeem, als de selectiefase ervan zijn fasen waarin bruggen geslagen kunnen worden. Er zijn diverse bewezen methoden beschikbaar in de praktijk om het juiste IT-systeem voor het (familie)bedrijf te kiezen, al dan niet begeleid door een professionele consultant. Wat dergelijke robuuste methoden gemeen hebben, is dat het bedrijf zelf in de lead moet zijn en niet de aanbieder van de softwareoplossing. 

Tijdens een pakketselectieproces moet uit een doorgaans grote aanbiedersmarkt van vergelijkbare oplossingen, dat ene product gevonden worden dat het beste past bij het familiebedrijf, zowel feitelijk, financieel als emotioneel. Om dit goed te doen zullen de volgende vier fasen doorlopen moeten worden:

In elk van de bovenstaande fasen moet het familiebedrijf nadrukkelijk bepalen wat de wezenlijke functionaliteit is die benodigd is voor het bedrijf en wat past bij de kijk die de familie zowel als familie als eigenaren op het bedrijf heeft. Vele IT-selectietrajecten hebben te leiden onder het demogeweld van aanbieders. De toehoorders (het bedrijf) zien op een gegeven moment door de bomen het bos niet meer. Er worden veel functionaliteiten getoond die niet relevant zijn voor het familiebedrijf. Kortom, de familie zal zelf moeten definiëren wat zij willen zien. Dit opstellen van een soort draaiboek voor het bedrijf wordt vaak aangegeven met ‘scripting’. Dit is ook een uitgelezen kans om gezamenlijk een beeld te bouwen waar de familie met het bedrijf naartoe wilt.

De aanpak in elke fase

In onderstaand overzicht geven we aan wat de kern van de aanpak in elke fase is, en hoe dat ook kansen biedt voor de familiedimensie met zijn actoren.

Wie trekt de kar bij de selectie van een IT-systeem?

Bij de selectie van een groot IT-systeem, zoals ERP is een passende projectorganisatie wezenlijk. Het gaat immers over een groot budget, een enorme impact van het toekomstige systeem op de onderneming en een groot beroep dat wordt gedaan op de belangrijkste personen in het familiebedrijf. Bij de projectorganisatie is het belangrijk om de volgende rollen in te vullen:

Met name de huidige directeur in de rol van ‘Executive Sponsor’ krijgen is een uitdaging voor het (familie) bedrijf. In het bijzonder geldt dit wanneer er sprake is van een DGA (directeur-grootaandeelhouder). Door daarmee bezig te zijn, merkt de familie ook het ambitieniveau van de zittende generatie en in welke mate ruimte geboden wordt aan de nieuwe generatie of anderen binnen de onderneming. Wees voorzichtig deze rol bij de nieuwe generatie van de familie neer te leggen als ze nog niet formeel de macht in handen hebben en beperkt de visie delen van de huidige leidinggevende generatie. 

Als laatste is uiteraard nog het invullen van de positie van projectleider cruciaal. Wie komt daarvoor in aanmerking? Bij veel familiebedrijven zien we dat hier een vertegenwoordiger van de nieuwe generatie zijn kans grijpt. Uiteraard moeten altijd wel de competenties die nodig zijn voor die rol bij de persoon tegen het licht gehouden worden. Er zijn namelijk te veel voorbeelden bekend van een familielid die de kar trekt, maar eigenlijk niet de juiste persoon was. Lukt het wel, dan is het een unieke kans tot profilering en het bedrijf te doorgronden (en al een beetje naar hun hand te zetten).

Wel of geen adviseur?

De keuze om wel of niet een adviseur in de hand te nemen, wordt niet altijd rationeel genomen in de afweging. Zo zal het bij een familiebedrijf als eerste vragen oproepen zoals: ‘wat kost het?’ en ‘wat brengt het op?’. Toch heeft het inschakelen van een adviseur wel degelijk grote voordelen voor het familiebedrijf. Redenen om juist wel een adviseur te overwegen, zijn onder meer:

• Een adviseur heeft overzicht van de markt van beschikbare oplossingen, waardoor sneller stappen gezet kunnen worden.
• De adviseur kan demonstratiescripts waar de leverancier van het IT-systeem zich aan moeten houden opstellen. Hiermee wordt gezorgd dat het bedrijf in de lead is.
• Een adviseur heeft kennis van de complete contracten bij dergelijke IT-systemen, startend bij het opstellen van een offerteaanvraag.
• De aanbieders worden door een adviseur 'scherp' gehouden en hij of zij borgt dat het schip de juiste richting op blijft koersen.
• Samen met het bedrijf zal een adviseur op een professionele wijze de afweging kunnen maken van 'Value for Money'. 

Hoe kan equimerio^® helpen bij het selectieproces?

Familiebedrijven die besluiten een IT-bedrijfsapplicatie selectie proces te starten, hebben een sterke ondersteuning vanuit de software van equimerio^®. Zo kan er met het Organogram helder in kaart worden gebracht of alle delen van de organisatie evenwichtig zijn betrokken. Ook toont het Organogram welke familieleden direct zijn betrokken en waar die in de organisatie werkzaam zijn.

De Juridische Structuur is een mooi gereedschap om de scope van de nieuwe IT-oplossingen te bediscussiëren. Er moet worden bepaald welke bedrijfsonderdelen mee gaan in de definitieve implementatie. Denk daarbij aan onroerend goed onderdelen en holdingstructuren. Het wel of niet includeren van deze onderdelen kan een forse impact hebben op de te stellen eisen.