Hoe komt een familiebedrijf tot het besluit om op zoek te gaan naar een nieuw IT-systeem?

In veel bedrijven lopen de bedrijfsprocessen niet altijd zo soepel als gewenst. Familiebedrijven vormen hier geen uitzondering op. Vaak ontbreekt er een duidelijk inzicht in de prestaties van de onderneming en hoe deze tot stand komen. Kortom: de informatievoorziening is niet op orde. 

De oorzaak ligt in veel gevallen bij het ontbreken van een passend informatiesysteem. Dit kan op een zeker moment leiden tot de beslissing om op zoek te gaan naar een nieuw systeem. Dergelijke selectietrajecten van een IT-bedrijfsapplicatie zijn uitdagend en vergen het nodige van het management en de mensen in de organisatie. Bij familiebedrijven komen hier de geheel eigen dimensies van het eigenaarschap en de rollen die familieleden in het bedrijf spelen bij. Deze blog gaat in op hoe het besluit om op zoek te gaan naar een nieuw IT-systeem tot stand komt en hoe de eisen en verwachtingen waar deze aan moet voldoen vastgesteld worden.

Onze tool van binnen zien? Vraag een demo aan!

In dit blog bespreken wij:

• Een volgende generatie IT-applicaties binnen het familiebedrijf
• De keuze voor een nieuwe IT-applicatie
• De traditionele kijk op de bedrijfsvoering doorbreken
• Eisen aan een IT-applicatie selectie binnen het familiebedrijf

Een volgende generatie IT-applicaties binnen het familiebedrijf

Lees ook: De rol van IT-applicaties in de bedrijfsvoering van een familiebedrijf

De keuze voor een nieuwe IT-applicatie

De beslissing voor een nieuw ERP-systeem gaat niet over één nacht ijs. Er zijn legio redenen om de
IT-applicatie binnen een familiebedrijf te innoveren. Diverse medewerkers in het bedrijf, in het bijzonder het middenmanagement, ervaren dagelijks de pijn van de tekortkomingen in de huidige informatievoorziening. Doorgaans ligt bij hen echter niet de macht om te beslissen dat het tijd is om op zoek te gaan naar iets nieuws. Deze ligt bij de formele rollen aan de top, bijvoorbeeld bij een financieel of algemeen directeur. En dan zijn er uiteraard nog de betrokkenen vanuit de familie en de eigenaren. Deze vierhoeksrelatie is als volgt:

• Topmanagementniveau binnen de onderneming (familie- en non-familieleden)
• Middenmanagement
• Familieleden, binnen en buiten het bedrijf
• Eigenaren

Deze vormen en geheel eigen dynamiek met niet altijd voorspelbare uitkomsten. De kunst is uiteraard dat het vraagstuk ‘nieuw informatiesysteem’ de verschillende rollen bindt en juist niet uit elkaar drijft. Uiteraard heeft één en ander veel te maken met de houding en het gedrag van de belangrijkste actoren. Ook kennis en kunde dragen hun steentje bij. Regelmatig spelen ook andere actoren een wezenlijke rol, zoals:

• Raad van commissarissen
• CFO, vaak geen lid van de familie
• Management consultant
• (Interim) CIO
  

De traditionele kijk op de bedrijfsvoering doorbreken

Om scherp te kunnen formuleren waar het ERP-systeem aan moet voldoen, is er een blauwdruk van de toekomstige bedrijfsprocessen nodig. Tijdens het maken hiervan moet er een heldere en logische visie op de toekomst van de onderneming zijn met een breed draagvlak. Diverse onderwerpen uit de management literatuur rondom strategie en operational excellence passeren daarbij de revue.

Het enthousiasme voor de visie en de hierop gebaseerde blauwdruk moet breed binnen het familiebedrijf merkbaar zijn, maar ook zeker bij familieleden die in het bedrijf werkzaam zijn op sleutelposities en ‘last-but-not-least’ bij de eigenaren. Hier ligt vaak het probleem voor een succesvol selectie- en implementatietraject. Wanneer er sprake is van een DGA-leiderschap heersen er doorgaans een aantal sterke opvatting op hoe het bedrijf acteert en zich naar de markt beweegt. Tijdens de blauwdrukfase moet dit tegen het licht worden gehouden: hoe toekomstbestendig is het en voelt de volgende generatie zich comfortabel bij de bestaande koers? Of is er behoefte aan vernieuwing?

Kortom, de eerste stap in het selecteren van een nieuw integraal informatiesysteem betekent direct ook een ‘confrontatie’ tussen de familiegeneraties die in het bedrijf werkzaam zijn en tussen de huidige en toekomstige eigenaren.

Eisen aan een IT-applicatie selectie binnen het familiebedrijf

De blauwdruk van de toekomstige bedrijfsprocessen kan vervolgens worden vertaald naar de eisen waar een IT-applicatie aan moet voldoen. Deze worden doorgaans gesorteerd in de volgende groepen:

• Functioneel – deze eisen komen voort uit de blauwdruk van de toekomstige processen en de structuren van de data die bij het (toekomstig) bedrijfsmodel horen
• Technologie – de eisen die het familiebedrijf stelt aan de architectuur van de gekozen oplossing: hoe schaalbaar is deze? Kan deze internationaal worden uitgerold? Etc. Het vraagstuk of een applicatie in de cloud vereist is, hoort bij deze groep.
• Implementatiepartner – heeft de organisatie die het familiebedrijf gaat ondersteunen ervaring binnen de sector? Zijn er relevante referenties? Passen de culturen bij elkaar?
• Budgettaire kaders – pas de IT-applicatie binnen het budget dat de eigenaren en het bedrijf kunnen stellen?

Bovengenoemde punten zijn generiek, maar kennen diverse typische karakteristieken als we het over familiebedrijven hebben. Zo moet nadrukkelijk worden stilgestaan bij de scope van het nieuwe systeem. Moeten uitsluitend de bedrijfsprocessen van de operationele werkmaatschappijen, inclusief hun financiële administraties, worden ondersteund? Of moet er meer geautomatiseerd worden? In veel familiebedrijven zijn er immers uitgebreide holdingstructuren, onroerend goed en beleggingsactiviteiten.

Als laatste kunnen de eisen aan de informatievoorziening vanuit het perspectief van bedrijfsleiding en uit die van eigenaar veelal door elkaar lopen. Het is als aanloop naar een selectieproject wezenlijk om haarscherp te formuleren: wat is nodig om het bedrijf aan te sturen en wat om de behoefte van de eigenaar te bevredigen? Aan de mogelijkheden die de toekomstige IT-applicatie biedt in de opzet van balans en winst- & verliesrekening kunnen speciale eisen gesteld worden, denk bijvoorbeeld rondom het managen van de privé assets.

Een selectietraject met equimerio^®

De totstandkoming van het besluit om een nieuw informatiesystem als ERP te gaan selecteren, kent binnen familiebedrijven een geheel eigen dynamiek. Het is niet uitsluitend een bedrijfsbesluit, maar ook de eigenaren en sleutelpersonen uit de familie zijn actoren op dit speelveld. Daarnaast is het scherp krijgen van de eisen die aan het toekomstig systeem gesteld worden een proces waar de next gen een belangrijke rol in speelt, maar opnieuw ook de eigenaren.

De verschillende tools van equimerio^® kunnen helpen bij het selectietraject van een nieuw informatiesysteem. Zo kan met het Drie Cirkel Model de dynamiek tussen de sleutelpersonen inzichtelijk gemaakt worden. Met de Scenario manager kunnen diverse selectieprojecten worden uitgezet waarbij de rol van familie en eigenaar telkens verschilt. De Juridische Structuur helpt enorm om de scope van het project te kunnen vaststellen. Je kunt haarfijn aangeven welke delen van de privé- en bedrijfsactiviteiten moeten worden meegenomen, inclusief de private assets. Het Organogram ondersteunt ten slotte bij het analyseren en benoemen van de sleutelrollen en -functies binnen de diverse lagen van de organisatie.