Fair Process in het familiebedrijf

Een familie wil graag dat alle familieleden eerlijk worden behandeld. Privé kan dit nog gemakkelijk, maar wanneer er een familiebedrijf is wordt dit een stuk lastiger. In een bedrijf heb je eenmaal te maken met allerlei verschillen tussen mensen, die vanuit een zakelijke logica worden behandeld. Dat is precies waarom een fair process in een familiebedrijf zo belangrijk is. In dit artikel lees je hoe dat werkt.

In dit blog:

• Wat is fair process?
• Wat is de kracht van fair process?
• Wat is fair process leiderschap?
• Fair process en het familiestatuut
• De drie kernelementen van fair process in het familiebedrijf

Onze tool van binnen zien? Vraag een demo aan!

Wat is fair process?

De kern van een fair process is ervoor te zorgen dat iedereen binnen de familie goed is aangesloten bij de relevante overleg- en besluitprocedures. Van groot belang is dat iedereen die procedures begrijpt en er actief aan deelneemt. Met fair process moet een sfeer ontstaan waarin ieder familielid zich comfortabel en veilig voelt om volledig opening van zaken te geven over de eigen verwachtingen, ambities, aarzelingen en andere zaken die vaak ook een emotionele lading hebben. Fair process borgt ook de adequate feitelijke informatievoorziening van alle belanghebbenden binnen de familie. Adequaat betekent dat de informatie tijdig, volledig, juist, goed gedoseerd en onderbouwd is en ook door iedereen begrepen. Dit zal leiden tot levendige en positieve gesprekken waarbij spanningen niet uit de weg worden gegaan.

De term ‘fair process’ is ontleend aan het strafprocesrecht, meer specifiek aan het basisprincipe van hoor en wederhoor. Dit betekent simpelweg dat er actief wordt geluisterd naar wat iedereen zegt en ook niet zegt. Standpunten en vragen worden serieus genomen en er wordt op doorgevraagd. Alle deelnemers tonen zich nieuwsgierig naar de achtergrond daarvan en de betreffende persoon is bereid daar uitleg over te geven. Deze basishouding leidt ertoe, dat een echte dialoog ontstaat die de familie verder brengt. 

Fair process omvat dus zowel feitelijke als emotionele, relationele en zakelijke aspecten. Het gaat tegelijkertijd om inhoud en proces en het ontstaat niet vanzelf. Het is een competentie die nog bij veel familiebedrijven ontwikkeld moet worden, ook wanneer deze al heel groot en/of oud zijn. Daar is een rol weggelegd voor de adviseur die zichzelf als ‘trusted advisor’ of procesregisseur beschouwt.  Het mooiste is als deze adviseur daar al meteen mee begint als het bedrijf nog klein is met een overzichtelijke gezins- of familiestructuur. Vooral MKB familiebedrijven met een groeipotentieel waar een opvolging van het familiebedrijf samenloopt met een professionalisering van de bedrijfsvoering en het bestuur, hebben daar veel baat bij.

Wat is de kracht van fair process?

Een goed gestructureerd en uitgevoerd fair process levert een grote positieve impact op voor zowel de familie als het bedrijf. Als zich binnen de familie langere tijd spanningen voordoen (vaak komt dat omdat mensen schromen om dingen te zeggen waarvan men veronderstelt dat het bij anderen verkeerd zal vallen), ontstaat er al snel een gevoel van bevrijding en opluchting nadat de heikele punten bespreekbaar zijn gemaakt. Meestal blijkt dat de soep niet zo heet wordt gegeten als opgediend. Mensen zijn doorgaans best bereid eigen standpunten te herzien als men merkt dat de ander oprecht is in de onderbouwing van waar diegene mee zit. Met fair process ontstaat ruimte voor vertrouwen, respect en begrip voor elkaar. Taboes die binnen de familie leven (op bijvoorbeeld een exit uit het bedrijf, fout uitgevallen beslissingen uit het verleden of het liever willen nastreven van een carrière buiten het bedrijf) worden gemakkelijker bespreekbaar.

De kracht van fair process is dat het families met een bedrijf veerkrachtiger maakt in emotionele en relationele zin. Het optimisme neemt toe. Familieleden gaan beseffen dat er samen meer bereikt kan worden dan zij zich voorgesteld hebben. Voor zaken die als te complex werden beschouwd weet men ineens wel een oplossing te vinden. DGA’s verkijken zich wel eens op hun kinderen die het wel degelijk zien zitten om samen het bedrijf te runnen of samen eigenaar te zijn terwijl niet iedereen in het bedrijf werkt.

Al met al komt de verbondenheid van de familie met de toepassing van de beginselen van fair process op een veel hoger niveau te staan. Daarmee wordt het gemakkelijker om vanuit de familie een éénduidige visie op de toekomst van het bedrijf te formuleren en zich voor de langere termijn te committeren aan het bedrijf. Dat is voor het bedrijf een aanzienlijke stille reserve en een bron voor de versterking van het onderscheidend vermogen in de markt.

Wat is fair process leiderschap?

Fair process leiderschap (FPL) houdt in dat de gespreks(bege)leider ervoor zorgt, dat iedereen binnen de betreffende setting het gevoel heeft dat besluiten op een open en eerlijke manier zijn genomen en dat recht wordt gedaan aan ieders goede intenties en inbreng. Dat laatste heeft ook veel met waardering van doen. Hierdoor ontstaat er een groter vertrouwen in de (bege)leiding en wordt de uitvoering van beslissingen door iedereen gedragen.

Voor fair process leiderschap is in de eerste plaats goede communicatie essentieel, maar ook een duidelijke set van regels over hoe de communicatie moet verlopen en hoe besluiten worden genomen. Familieleden cq. medewerkers moeten daar continu bij betrokken worden, ook bij de evaluatie daarvan dat een essentieel onderdeel van fair process is. FPL wordt des te effectief als de (gespreks)leider zich respectvol, open en objectief opstelt naar iedereen.

Fair process leiderschap is bij uitstek iets dat een familiebedrijvenadviseur tijdens diens adviestrajecten bij families met een bedrijf kan vóórdoen, bevorderen en helpen verankeren in de family governance en het ondernemingsbestuur. 

Fair process en het familiestatuut

Het familiestatuut is onder meer een leidraad voor de gewenste houding en het gedrag in de verschillende betrekkingen die familieleden met elkaar onderhouden. Fair process is daarbij onmisbaar, omdat daarmee randvoorwaarden worden gecreëerd voor de naleving van wat er in het familiestatuut staat. Deelnemers in het proces moeten bijvoorbeeld openheid gaan geven over zaken die men moeilijk durft te zeggen of toe te geven. Een procesbegeleider speelt hierin een cruciale rol. Deze heeft als taak om te achterhalen in hoeverre een familie al in staat is om de spelregels van fair process te hanteren en dat te bespreken tijdens een startbijeenkomst (is de setting veilig, hoe staat het met de communicatievaardigheid van de familie?).

Een familiestatuut kan pas worden opgesteld als iedereen expliciet heeft aangegeven dat hij of zij de spelregels van fair process begrijpt, bereid is deze na te leven en ook bereid is om erop te worden aangesproken. Fair process houdt ook in, dat iedereen akkoord kan geven op de agenda van de familie dialoog waarmee het familiestatuut invulling krijgt. Als laatste houdt fair process binnen de context van het opstellen van een familiestatuut ook in, dat het verloop en beleving van het proces bewaakt wordt en overeenstemming wordt bereikt om het proces te versnellen, te vertragen of andere werkvormen aan het process toe te voegen (bijvoorbeeld een educatiemoment voor deelnemers die minder thuis blijken te zijn in de materie). 

Lees alles over het familiestatuut in ons gratis e-book!

De drie kernelementen van fair process in het familiebedrijf

Aan de literatuur kunnen drie kernelementen worden ontleend voor het succesvol toepassen van fair process in het familiebedrijf. Deze kunnen ook als samenvatting van deze blog worden gezien en bieden goed houvast voor de toepassing in de praktijk. Deze kernelementen gelden voor elke context waarin families met een bedrijf overleg voeren en besluiten nemen. Ze hebben betrekking op elke positie die men in het driecirkelmodel kan innemen en zij versterken elkaar als er goed invulling aan wordt gegeven.

Het gaat om de volgende kernelementen:

• Veiligheid 
  Familieleden moeten zich veilig voelen om te durven zeggen waar het op staat. Dit zorgt ervoor dat familieleden actief en constructief  betrokken zullen zijn bij het gesprek.
• Respect 
  Meningen, belevingen en standpunten van ieder familielid moeten oprecht serieus worden genomen en ook worden gewaardeerd. Dit zorgt ervoor dat familieleden het gevoel krijgen dat zij ertoe doen en het zal ertoe leiden dat gemakkelijker compromissen worden bereikt.
• Vertrouwen  
  Men moet ervan kunnen uitgaan dat iedereen oprecht is in zijn of haar intenties en dat uitspraken en vragen oprecht zijn. Dit zorgt ervoor dat standpunten met betrekking tot de inhoud en grondhoudingen in de onderlinge relaties gemakkelijker worden bijgesteld.

Als de familie tegemoet komt aan deze kernelementen, zal zij kunnen profiteren van de kracht van fair process.

Fair process dankzij de tools van equimerio^®

Equimerio^® bevordert de dialoog binnen het familiebedrijf door zaken inzichtelijk te maken. Onze tools zijn daarom uitstekend te gebruiken om een fair process binnen het familiebedrijf waar te kunnen maken.  

Fair process begint met overeenstemming te bereiken over welke familieleden ertoe doen, en sowieso actief betrokken moeten worden bij het proces, en welke actoren alleen geïnformeerd hoeven te worden. Bijvoorbeeld omdat deze buiten het bedrijf staan, maar wel familieleden zijn. Het Drie Cirkel Model maakt dit gemakkelijk visueel inzichtelijk en zorgt voor een goed fundament voor de toepassing van fair process. Dat bevordert een goede start van elke familie dialoog.

Vervolgens is het mogelijk om met de Scenario Manager verschillende opties te verkennen voor de ontwikkeling van het familiebedrijf en wat dat betekent voor de onderlinge betrekkingen die onderhouden moeten worden. Hierdoor kan een familie samen de verschillende opties verkennen en het verdere proces organiseren. Zo kan er gemakkelijk overeenstemming bereikt worden over welke onderwerpen als eerste besproken moeten worden en welke vragen daarbij relevant zijn. Zo krijg je elk  familielid gemakkelijker mee in de dialoog. 

Meer informatie over de tools en hoe deze in te zetten zijn voor een fair process in het familiebedrijf? Wij laten het je graag zien, vraag vandaag nog een gratis demo aan!