Hoe geef je concreet invulling aan family governance? 

Afhankelijk van de context waarin het familiebedrijf verkeert, kan je verschillende elementen inzetten om de family governance te organiseren. In dit blog omschrijven we er zeven, die in de praktijk veelal worden toegepast. De eerste drie zijn relevant voor elk familiebedrijf, hoe klein ook, terwijl de daaropvolgende elementen kunnen worden toegevoegd al naar gelang de aanleiding zich aandient.

De zeven elementen zijn: 

1. Familiestatuut
2. Familieberaad
3. 'Family cloud'
4. Familieraad
5. Familiebijeenkomsten en -activiteiten
6. Vastleggen van de familiehistorie
7. Familiecommissies of projectgroepen

Onze tool van binnen zien? Vraag een demo aan!

1. Familiestatuut

Het familiestatuut is een erg belangrijke pijler voor de family governance. Er wordt in de praktijk, regelmatig ook door adviseurs, onnodig ingewikkeld over gedaan. Doorgaans is de beleving dat het pas opportuun is om een familiestatuut op te stellen als het bedrijf groot en meerdere generaties oud is en dat deze alleen maar nodig is bij complexe structuren. Niets is echter minder waar! Hoe eerder een familie, die voornemens is om het bedrijf voort te zetten, met een familiestatuut aan de slag gaat, hoe groter de kans dat een op handen zijnde opvolging succesvol gaat verlopen, althans niet onderuit wordt gehaald door allerlei spanningen binnen de familie die zich voltrekken als er niet over wordt gecommuniceerd en er geen afstemming binnen de familie over plaats vindt. Met het opstellen van een familiestatuut groeit een familie met een bedrijf als ware naar het moment van de opvolging toe.

Een familiestatuut, het kan niet voldoende worden gezegd, is bij uitstek voor MKB familiebedrijven hét instrument om een gedegen basis te leggen voor een succesvolle voortzetting van het bedrijf. Het gaat erom, dat door middel van een open dialoog tussen ouders en (alle) kinderen relevante grondslagen en uitgangspunten worden vastgelegd die vervolgens juridisch, fiscaal en financieel kunnen worden uitgewerkt. Er loert vanuit de zakelijke dienstverlening binnen dit segment meteen een gevaar, namelijk dat in het kader van de ‘efficiency’ van adviestrajecten waarvoor het budget van klant een beperking vormt, men de neiging heeft om geautomatiseerde systemen in te zetten met vooraf ingestelde standaard vragen. Een groot deel van de familiale dialoog en daarmee de kwaliteit van het familiale draagvlak dreigt hierdoor verloren te gaan.

Family governance is gebaat bij duidelijke kaders voor de interactie tussen familie en bedrijf en het familiestatuut is daarvoor een belangrijk instrument. Het gaat daarbij niet alleen om opvolging, maar ook om toekomstplanning meer in het algemeen met alle strategische, financiële, bestuurlijke en familiale uitdagingen van dien. Dit is essentieel voor de continuïteit van het bedrijf en ook voor het familievermogen dat in een andere vorm door de familie wordt voortgezet.

Lees er meer over ins ons gratis familiestatuut e-book.

2. Familieberaad

Het familieberaad kan je beschouwen als een informeel ‘keukentafel gesprek’ waarmee wordt bewaakt dat familie en het bedrijf niet uit elkaar groeien. Niet alleen degene die in het bedrijf werken zijn onderdeel van dit beraad, maar alle familieleden voor wie het relevant is om op de hoogte te blijven over het bedrijf nemen eraan deel. Het familieberaad is er om te voorkomen dat familieleden voor voldongen feiten en verrassingen komen te staan met een negatieve beleving van het bedrijf als gevolg. Het familieberaad is er ook om te voorkomen dat aan de echte keukentafel alleen maar over het bedrijf wordt gesproken en dat daar belangrijke dingen even terloops aan de orde worden gesteld. Het familieberaad is dan ook niet incidenteel en niet vrijblijvend.

Hoe informeel ook, het familieberaad is een zakelijke context en je wilt dat het professioneel georganiseerd is. Dat betekent: periodiek en het liefst op vaste momenten per maand, per twee maanden, per kwartaal (dit komt het meest voor), halfjaar of jaar, afhankelijk van de actualiteit. Voor het familieberaad wil je ook vooraf een agenda (met zowel vaste onderwerpen als incidentele) uitsturen en een vorm van vastlegging (je wilt immers ergens op kunnen terugvallen) hanteren. Deze vastlegging moet vooral praktisch zijn. Er hoeven geen uitgebreide verhalen geschreven te worden, een actielijst kan al mooi genoeg zijn (zodat de follow up kan worden bewaakt), maar soms is het wel prettig om ook bepaalde overwegingen die besproken zijn terug te kunnen lezen.

Levenspartners doen in principe mee met het familieberaad, maar soms is het handig om eerst met het kerngezin een familieberaad op te starten. Dan kan vervolgens worden bepaald of en wanneer levenspartners aansluiten en ook kinderen die een bepaalde leeftijd hebben bereikt. In veel gevallen gaat het opstarten van een familieberaad gepaard met een gewenning aan de nieuwe gesprekscontext. Een familieberaad blijft als zodanig effectief als de groep niet al te groot wordt, vanaf 10 à 12 deelnemers wordt het tijd om te kijken of je niet beter afsplitst naar een familieraad.

3. 'Family cloud'

Family clouds zijn besloten digitale privé omgevingen die als cloud applicatie aan ondernemende families worden aangeboden. Sommige aanbieders komen hierbij niet verder dan het aanbieden van een kluisfunctionaliteit voor documenten en andere bestanden waar je altijd en overal bij wilt komen. Andere partijen bieden zeer uitgebreide communicatie en co-working diensten aan, aangevuld met meer familie specifieke functies zoals het opstellen van een familiestamboom met profielen van familieleden. Als trend dient zich aan dat de zeer uitgebreide en dure pakketten goedkoper en in een wat uitgeklede versie aangeboden zullen worden.

Het probleem met de meeste aanbieders, althans vanuit het perspectief van familie bezien, is dat de data van de familie wordt verwerkt binnen een eigen systeem van de aanbieder waardoor de familie niet zomaar van aanbieder kan wisselen. Bovendien kan het beheer van de toegang tot data en van de autorisatie van andere adviseurs aan beperkingen onderhevig zijn. Het liefste zoek je een aanbieder die het jou als familie mogelijk maakt om zelf als verwerkingsverantwoordelijke op te treden zodat je eventueel een vertrouwde adviseur kan autoriseren om het beheer voor je te doen. Dan heb je zelf helemaal de controle over wie nog meer als deskundige buiten de familie een ondersteunende rol mag spelen binnen jouw eigen family cloud.

De family cloud versterkt de beleving dat je als familie dingen samen doet en een gezamenlijke verantwoordelijkheid neemt om het gezamenlijke belang te dienen. Een goed gestructureerde family cloud maakt het mogelijk om binnen de familie te differentiëren in wat voor iedereen toegankelijk en bewerkbaar is, wat voor bepaalde geledingen en wat alleen voor ieder individueel.

4. Familieraad

Zoals hierboven al gezegd, verdient het aanbeveling om een familieberaad af te splitsen naar een familieraad wanneer de groep te groot wordt voor een effectief overleg. De organisatie van de family governance komt dan nadrukkelijker bij een kleinere groep personen terecht die bereid is er de nodige tijd in te stoppen en zaken ook graag organiseert. Dat mag echter niet gepaard gaan met het op afstand zetten van familieleden die niet aan de familieraad deelnemen. Het instellen van een familieraad gaat dan ook meestal samen met het instellen van een familiebijeenkomst waarmee de bredere familie periodiek wordt geïnformeerd over allerlei zaken die de familie en het bedrijf in hun onderlinge samenhang aangaan.

Bij grotere families zie je een toenemende tendens dat de samenstelling van een familieraad zo pluriform mogelijk is, een mix van gender, generaties, bloedverwanten en levenspartners, eigenaren en niet-eigenaren, werkzame familieleden en niet werkzame familieleden. Het wordt in sommige gevallen ook als een kans gezien om nadrukkelijk de levenspartners een positie te geven door een levenspartner te kiezen als de voorzitter van de familieraad.

5. Familiebijeenkomsten en -activiteiten

Als niet alle familieleden meedoen met het familieberaad, is het raadzaam om te kijken hoe deze toch met het bedrijf vertrouwd kunnen worden gemaakt. Het gaat dan om in ieder geval de levenspartners, familieleden uit de opvolgende generatie die nog te jong zijn voor het familieberaad of gezinsleden die om verschillende redenen niet actief meedoen in het familieberaad.

Familiebijeenkomsten kunnen verschillende agenda’s en vormen aannemen. Bij sommige families staat het bedrijf nadrukkelijk centraal en gaat het alleen om het bedrijf, bij andere families is het een combinatie van zakelijke en familiale onderwerpen. Een update over een nieuw product of nieuwe vestiging kan bijvoorbeeld worden gecombineerd met een Sinterklaasbezoek of een verjaardagsviering van een senior familielid. Sommige families geven er een meer formeel tintje aan, terwijl andere het vooral heel informeel en laagdrempelig houden. De locatie kan altijd gelijk zijn, of wisselend van vestiging van het familiebedrijf of een geheel andere locatie extern. Sommige families houden het bij een jaarlijks event en noemen het bijvoorbeeld de ‘familiedag’. Andere families maken er, analoog aan het eerdere familieberaad, een kwartaalsessie van dat door een familieraad wordt georganiseerd. In sommige gevallen krijgen deze een wat meer formeel karakter en organiseert men apart een of enkele keren per jaar informele familieactiviteiten (sportdag, barbecue, cultureel momentje, enz). Het kan niet creatief genoeg zijn wat dat betreft

Van belang is wel dat er enkele uitgangspunten geformuleerd worden voor de deelname aan de familiebijeenkomsten en activiteiten. Wanneer mogen mensen, waar familieleden een relatie mee hebben, er bijvoorbeeld aan deelnemen en hoe moet worden omgegaan met de vertrouwelijkheid van informatie? Daarnaast is het zaak om de (coördinatie van de) organisatie helder te hebben (bijvoorbeeld door de familieraad daarvoor verantwoordelijk te maken of een familie commissie in te stellen). Ook mag niet vergeten worden, om van tevoren een realistisch budget beschikbaar te stellen voor de uitvoering en af te spreken wie daarvoor opdraait!

6. Vastleggen van de familiehistorie

Zodra een familiebedrijf enkele decennia oud is, maar zeker vanaf het moment dat de derde generatie zich aandient, is het de moeite waard om terug te blikken op het ondernemerschap van de oprichtende en voorzettende generatie(s). Enkele vragen die hierbij gesteld kunnen worden zijn:

• Wat heeft dat de familie en de belanghebbenden van het bedrijf gebracht?
• Welk stempel drukt de familie op het bedrijf en welk stempel drukt het bedrijf op haar omgeving?
• Welke tradities hebben zich binnen de families genesteld en hoe worden de familiewaarden binnen het bedrijf en daarbuiten uitgedragen?
• Welke lessen heeft de familie uit allerlei leuke en minder leuke ervaringen geleerd en hoe is de familie daar sterker van geworden?

Dergelijke vragen lenen zich ervoor om de familiehistorie in een creatieve vorm vast te leggen, zodat de overlevering aan opvolgende generaties en houvast krijgt en het gemakkelijker wordt om opvolgende generaties een gezamenlijke basis te bieden voor een eenduidige familiale beleving.

Lees ook: 6 Tips voor een succesvolle opvolging van het familiebedrijf

7. Familiecommissies of projectgroepen

Als zaken meer tijd kosten om te organiseren en/of meerdere activiteiten of projecten moeten worden uitgevoerd vanuit de familie, helpt het om te werken met commissies of projectgroepen. Commissies zijn er voor family governance inspanningen die structureel van aard zijn (zoals het organiseren van de jaarlijkse familiedag) en projectgroepen voor incidentele (bijvoorbeeld een jubileumfeest van een senior familielid of een herziening van het familiestatuut) of eenmalige inspanningen (zoals een algehele herijking van de governance structuur of het voorbereiden van de familie op een generatiewisseling).

Familiecommissies en projectgroepen zijn bij uitstek mooie kansen om meer familieleden actief te betrekken bij de family governance, in sommige gevallen zelfs ook ‘aspirant’ familieleden. Gedacht kan worden aan wisselende bezettingen voor commissies en incidentele projectgroepen, al dan niet met een vaste vertegenwoordiger uit bijvoorbeeld de familieraad. Ook hier is het altijd interessant om te kijken welke diversiteit de familie te bieden heeft voor de bemensing van commissies en projectgroepen.

Meer specifiek bieden commissies en projectgroepen kansen om familieleden met een bepaalde expertise in te zetten, zodat de onderlinge kruisbestuiving en inhoudelijke samenwerking wordt verdiept. Daar kunnen in het kader van de doorlopende professionalisering van de family governance ook cursustrajecten voor worden aangeboden of andere educatieve activiteiten.