Het belang van een goede opvolgingsplanning
2 op de 3 bedrijven in Nederland is een familiebedrijf. Dit maakt familiebedrijven dan ook erg belangrijk voor onze economie. Om hun succes en continuïteit te waarborgen, is het cruciaal dat de bedrijfsopvolging van het familiebedrijf vlekkeloos verloopt. Dit is waarom een duidelijk opvolgingsplan essentieel is. Zonder een duidelijk opvolgingsplan kunnen er spanningen ontstaan binnen de familie of het bedrijf, met alle gevolgen van dien.
In een tijd waarin steeds meer familiebedrijven te maken krijgen met een generatiewissel, is het essentieel om dit proces goed en planmatig aan te pakken. Een opvolgingsplan biedt structuur, zorgt voor transparantie en helpt om zowel zakelijke als emotionele uitdagingen aan te pakken. In dit artikel vertellen wij je meer over het belang van een goed opvolgingsplan en hoe je deze kan implementeren.
In dit blog:
- Wat is opvolgingsplanning?
- Waarom is een opvolgingsplan essentieel?
- Hoe implementeer je een goed opvolgingsplan?
- Best practices
Met de tools van equimerio® werk je planmatig en overzichtelijk aan de opvolging van jouw familiebedrijf. Ontdek zelf de voordelen in een gratis demo!
Wat is opvolgingsplanning?
Opvolgingsplanning is het proces waarbij de overdracht van de leiding en het eigendom van een familiebedrijf van de huidige naar de volgende generatie wordt voorbereid en uitgevoerd. Het opvolgingsplan is een concreet document waarin alle stappen, tijdlijnen en betrokken personen vastgelegd worden. Deze bestrijkt vaak een periode van een aantal jaar.
Een goed opvolgingsplan is een concretisering van wat er vooraf opgesteld is in het familiestatuut. Hierin zijn algemene afspraken opgenomen over hoe de opvolging verdergaat. Dit kan pas wanneer er een goed proces aan vooraf is gegaan. Hiervoor maak je een opvolgingsplan.
Het opvolgingsplan biedt houvast door prioriteiten te stellen en door hoofdzaken te onderscheiden van bijzaken. Het richt zich niet alleen op de overdracht zelf, maar ook op de voorbereiding, communicatie en ondersteuning die nodig zijn om het opvolgingsproces soepel te laten verlopen. Het moet niet alleen concreet maken welke stappen er gezet moeten worden, maar ook wanneer en welke impact dit heeft op de betrokkenen.
Tevens dient een opvolgingsplan als een communicatie-instrument om te weten wanneer en hoe bepaalde informatie rondom de overdracht wordt gecommuniceerd naar de juiste mensen.
Waarom is een opvolgingsplan essentieel?
Het hebben van een goed opvolgingsplan is belangrijk vanwege verschillende redenen. We hebben de belangrijksten hieronder voor je op een rijtje gezet:
- Het voorkomen van conflicten: Een goed opvolgingsplan zorgt ervoor dat alle betrokkenen op één lijn staan. Het biedt duidelijkheid over wie welke rol vervult en hoe het proces vorm wordt gegeven. Zo worden onnodige spanningen en misverstanden voorkomen.
- Het bieden van zekerheid en continuïteit: Een planmatige benadering biedt zekerheid en continuïteit voor het familiebedrijf. Het voorkomt verrassingen en zorgt ervoor dat het bedrijf goed blijft functioneren zowel tijdens als na de overdracht.
- Kunnen anticiperen op knelpunten: Een opvolgingsplan helpt om mogelijke knelpunten vroegtijdig te signaleren en aan te pakken. Deze knelpunten kunnen bijvoorbeeld weerstand binnen de familie zijn of praktische uitdagingen bij de bedrijfsvoering.
- Een heldere structuur tijdens de overdracht: Het opvolgingsplan gaat verder dan enkel de overdracht zelf. Het gaat ook over de voorbereiding op de overdracht en de periode erna. Denk bijvoorbeeld aan de rol van de overdrager na de overdracht, de voorbereiding van de overnemer en het ondersteunen van betrokken familieleden die een andere positie krijgen.
Lees ook: 6 Tips voor een succesvolle opvolging van het familiebedrijf
Hoe implementeer je een goed opvolgingsplan?
Het implementeren van een opvolgingsplan vraagt om een gestructureerde aanpak.
1. Basisprincipes voor de opvolging in het familiestatuut
Begin met het opstellen van een familiestatuut waarin de basisprincipes voor de opvolging worden vastgelegd. Vanuit daar kun je zaken concretiseren in het opvolgingsplan.
2. Het opvolgingsplan concreet maken
Het opvolgingsplan maak je concreet door de te nemen stappen, tijdlijn en verantwoordelijkheden vast te leggen. Vergeet ook niet om een exitstrategie te formuleren vanuit beide perspectieven. Deze moet tegemoetkomen aan hoe de overdrager het beste los kan laten, maar ook aan wat de overnemer nodig heeft aan ondersteuning.
Onderdeel van het opvolgingsplan is ook een draaiboek voor de feitelijke overdracht. Deze wordt voornamelijk door notarissen uitgevoerd. Daarnaast is het belangrijk om checks te formuleren. Zo moet er helder zijn wat er precies bereikt moet zijn voordat de volgende stap in het plan genomen kan worden. Moet de overnemer bijvoorbeeld een bepaalde cursus gevolgd hebben?
Lees ook: Vier belangrijke vragen voor de opvolging van het familiebedrijf
3. Het samenstellen van een projectgroep
Als het opvolgingsplan geformuleerd is, breng je een taskforce samen. Deze bestaat doorgaans uit 3 tot 4 mensen. Dit zijn vaak de belangrijkste sleutelpersonen, zoals de overdrager, de opvolger, een externe adviseur met regisserende rol en eventuele andere betrokkenen binnen het bedrijf of de familie. Deze projectgroep buigt zich periodiek over de vraag “Loopt het zoals wij dat willen?” en heeft de taak om dit vorm te geven. Zij zijn dan ook verantwoordelijk voor het organiseren van de uitvoering van het opvolgingsplan.
4. Een logboek bijhouden
Documenteer alle belangrijke overwegingen, gesprekken en voortgangen in een logboek. Zorg dat je hierin ook de resultaten van wat er uit gesprekken is gekomen meeneemt. Zo staat alles op papier en kun je hierop terugvallen wanneer nodig. Dit zorgt voor transparantie en structuur.
5. Communicatie met alle betrokkenen
Breng niet alleen medewerkers en familieleden tijdig op de hoogte van de overdracht, maar ook klanten en leveranciers. Vertel ze wat er eventueel gaat veranderen en de duur van het opvolgingsproces.
Best practices
Het succesvol implementeren van een opvolgingsplan vraagt om meer dan alleen een document. Daarom geven we je enkele best practices die kunnen helpen:
- Richt een taskforce op: betrek zowel interne als externe partijen om de opvolging van het familiebedrijf gestructureerd te begeleiden en te monitoren.
- Organiseer periodiek een familieberaad: Informeer de familie over de voortgang van de bedrijfsopvolging en geef hun ruimte voor het geven van input en om vragen te stellen.
- Communiceer tijdig met klanten en leveranciers: Licht hen op de juiste momenten en tijdig in over de opvolging en vertel ze dat de samenwerking blijft bestaan. Zo waarborg je het vertrouwen en de continuïteit van de samenwerking.
- Markeer het moment van overdracht: Zorg dat er binnen het bedrijf duidelijkheid is over wanneer de opvolger het stokje overneemt. Bijvoorbeeld tijdens een officieel moment met een toespraak.
- Vier de opvolging binnen de familie: Organiseer een familiebijeenkomst of diner waarin de overdracht wordt gevierd.
- Gebruik symboliek: Symboliek geeft kracht aan de bedrijfsopvolging van een familiebedrijf en maakt het betekenisvol voor alle betrokkenen. Je kunt hierbij denken aan het overdragen van de sleutel van het schuurtje waar het allemaal begon of de plek achter het bureau van opa waar de opvolger nu plaats mag nemen.
Een goede opvolgingsplanning met equimerio®
Een goed opvolgingsplan is een belangrijk onderdeel voor het succes van een bedrijfsopvolging in een familiebedrijf. Het biedt structuur, helpt om conflicten te voorkomen en zorgt voor een soepele overdracht naar de volgende generatie.
Met equimerio® houd je het opvolgingsplan altijd bij de hand dankzij de Document Manager. Daarnaast helpt het Logboek om alle belangrijk contactmomenten en overwegingen te documenteren, terwijl de Scenario Planner inzicht biedt in de verschillende fasen van de opvolging.
Deze tools zorgen ervoor dat je planmatig en overzichtelijk werkt aan de opvolging van jouw familiebedrijf. Wil je meer weten over hoe equimerio® jouw familiebedrijf kan ondersteunen bij een succesvolle opvolging? Neem dan een kijkje bij onze tools of vraag een gratis demo aan!
Ontdek zelf de voordelen van de equimerio® toolset. Vraag een gratis demo aan!