Het familiestatuut: de leidraad van een familiebedrijf

Het begrip “familiestatuut” kent veel verschillende interpretaties en wordt op veel verschillende manieren vorm gegeven. Het familiestatuut is immers ook meer dan alleen een document waarmee een familie haar grondslagen voor een voortzetting van het bedrijf en/of vermogen binnen de familie vastlegt. Op deze pagina zetten wij alles over het familiestatuut uiteen.

We behandelen de volgende onderwerpen:

• Wat is een familiestatuut?
• Wat staat er in het familiestatuut?
• Hoe stel je een familiestatuut op?
• Is het familiestatuut juridisch bindend?
• Gedragscode en familiestatuut: wat is het verschil?
• Wat als familieleden zich niet aan de afspraken uit het familiestatuut houden?
• Familiewaarden voor een krachtige cultuur
• De relevantie van het familiestatuut voor de strategische besluitvorming
• De rol van family governance

Lees alles over het familiestatuut in ons gratis e-book!

Wat is een familiestatuut?

Met een familiestatuut worden uitgangspunten geformuleerd voor de relatie die de familie met het bedrijf onderhoudt. Het doel van het familiestatuut is om een duurzaam evenwicht te bevorderen tussen het belang van de familie en van het bedrijf. Dat evenwicht is de basis voor succes op de lange termijn. 

Het familiestatuut is een leidraad voor de gewenste houding en gedrag in de verschillende betrekkingen die familieleden met elkaar onderhouden in relatie tot het bedrijf. Het is ook een raamwerk om besluiten en maatregelen te nemen over de verschillende dilemma’s die kenmerkend zijn voor het familiebedrijf. Daarmee wordt voorkomen dat zij ontaarden in onoverkomelijke conflicten. 

Met het familiestatuut wordt bereikt dat de familie adequaat kan anticiperen op ingrijpende gebeurtenissen die voorzienbaar zijn en men niet besluiteloos komt te staan ten opzichte van onvoorziene omstandigheden.

Wat staat er in een familiestatuut?

Familiestatuten kennen grotendeels een vergelijkbare samenstelling van onderwerpen, hoe verschillend ook qua vorm en opbouw. Naast een tamelijk feitelijk onderdeel met achtergronden zoals aanleiding, proces van totstandkoming en soms ook historie en doelstelling van het familiestatuut en definities mogen de fundamentele grondslagen van de familie in de vorm van familiewaarden (‘waar staan wij voor?’), missie (‘waar zijn wij voor?’)  en visie (‘waar gaan wij voor?’) niet ontbreken.

Het in de praktijk brengen van authentieke familiewaarden (‘welke betekenis en invulling geven wij er zelf aan en hoe passen we deze toe?’) en van een eenduidige visie, blijkt kenmerkend te zijn voor succesvolle familiebedrijven. Zij ontlenen hieraan immers hun identiteit en onderscheidend vermogen. De visie en missie die de familie heeft gedefinieerd, kunnen vervolgens eventueel worden vertaald naar concrete doelstellingen voor de familie en het bedrijf.

Daarna komt men tot het formuleren van bepalingen met betrekking tot de relatie die de familie met het bedrijf concreet onderhoudt. Hierbij kan worden gedacht aan het eigenaarschap, de eigendomsstrategie en het bestuur van het bedrijf, de toetreding en uittreding van familieleden, de bezoldiging van familieleden en andere financiële aangelegenheden en andere vormen van betrokkenheid bij het bedrijf (bijvoorbeeld vakantiewerk, stages). 

Een relevant thema is ook de family governance, gericht op het organiseren van onder meer een goede aansluiting van familieleden die verder af staan van het bedrijf en/of de ontwikkeling van de volgende generatie. In het familiestatuut horen vervolgens ook bepalingen over de communicatie en informatievoorziening, de functie en positie van een familieberaad, de overlegprocedures, conflicthantering en tenslotte de wijze waarop het familiestatuut moet worden onderhouden.

Hoe stel je een familiestatuut op?

Voor het opstellen van een familiestatuut kunnen er enkele basisprincipes worden gevolgd. We bespreken ze hieronder kort.

• Het is een levend document: omdat de bepalingen in het familiestatuut tijd en situatie gebonden zijn, is het een levend document welke op basis van veranderende omstandigheden aangepast kan worden.
• Neem niet alles tegelijk op: afhankelijk van de situatie zijn sommige onderwerpen actueel, terwijl andere zich later aandienen. Bekijk wat prioriteit heeft, en wat dus al opgenomen kan worden, en wat later nader aan de orde kan komen.
• Het proces prevaleert boven inhoud: het belangrijkste doel van het familiestatuut is het creëren van draagvlak voor de naleving ervan. Stel daarom het proces centraal als hoofdprincipe.

Is het familiestatuut juridisch bindend?

De term ‘familiestatuut’ klinkt alsof er onomkeerbare juridische consequenties aan verbonden zijn. Dit is niet helemaal waar. De juridische status van het familiestatuut is namelijk dat deze niet juridisch bindend is. Veel bepalingen lenen zich zelfs niet om juridisch bindend te zijn. Er wordt in plaats daarvan een beroep gedaan op het zelfvertrouwen en de mentale veerkracht van de familie. Het idee is dat zij zich naar elkaar moreel verplicht voelen om na te leven wat er in het familiestatuut staat.

Gedragscode en familiestatuut: wat is het verschil?

Vaak wordt een familiestatuut vergeleken of zelfs beschouwd als een gedragscode. Daarmee wordt eigenlijk tekort gedaan aan beide typen documenten. Het familiestatuut is veel meer dan een gedragscode. Het omvat namelijk meer dan (houding en) gedrag van de familie en de grondbeginselen daarvan. Er worden ook bepalingen opgenomen die gaan over structuren en processen waarmee de familie haar betrokkenheid bij het bedrijf en/of vermogen organiseert. Het komt voor dat men in het familiestatuut bepalingen opneemt die nadrukkelijk betrekking hebben op (houding en) gedrag en vaak is dat een opmaat naar een verdiepend stuk in de vorm van een gedragscode. 

Een goed geformuleerde gedragscode grijpt terug op de familiewaarden en maakt deze meer expliciet. Daarmee worden meer concrete richtlijnen, zo niet normen, geformuleerd die meer mogelijkheden bieden voor sturing van gedrag en voor de bijstelling daarvan zonder meteen te hoeven tornen aan de achterliggende waarden. Een gedragscode van de familie kan goed als bijlage worden opgenomen in een familiestatuut.

Wat als familieleden zich niet aan de afspraken uit het familiestatuut houden?

Het familiestatuut is zoals eerder vermeld dus niet juridisch bindend, maar wel moreel bindend. Dat is de kracht er ook van. Het heeft namelijk geen zin om een familiestatuut op te stellen wanneer je voor de naleving ervan afhankelijk bent van een juridische afdwingbaarheid van bepalingen. In plaats daarvan is er sprake van een vrijwillige naleving zonder juridische aanmoediging en heerst er een moreel appel dat bewaakt moet worden. Hier is een goed georganiseerde family governance voor nodig. Deze schept een kader voor openheid, onderling vertrouwen en respect voor elkaars belevingen en meningen. 

Familiewaarden voor een krachtige cultuur

Een onderdeel wat niet mag ontbreken in een familiestatuut is een beschrijving van de familiewaarden. Deze zijn immers van onschatbare waarde voor de veerkracht en het succes van familiebedrijven. Ze zijn een fundament voor een krachtige cultuur en daarmee de stabiliteit van familiebedrijven. Ze vormen dan ook de kern van de identiteit van de familie. 

Voor familie en bedrijf kunnen familiewaarden een groot verschil maken. Hier moet je wel doorlopend aan werken met visie en beleid. Hierbij heeft de visie betrekking op wat je ermee wil bereiken en gaat het beleid over hoe je de familiewaarden toe gaat passen. Wanneer dit binnen de familie en het bedrijf op hetzelfde moment gebeurt, kan je gemakkelijke stil staan bij hoe bedrijf en familie elkaar kunnen versterken. 

De relevantie van het familiestatuut voor de strategische besluitvorming

Familiebedrijven zullen op den duur tegen de uitdaging aanlopen dat er vanuit verschillende posities van betrokken familieleden strategische besluiten genomen moeten worden. Deze neem je het liefst in samenspraak met elkaar. Het wordt een grotere uitdaging wanneer een deel van de familie in het bedrijf werkt en een deel niet. Nog ingewikkelder wordt het wanneer familieleden ook nog eens op verschillende functieniveaus werken. Het familiestatuut kan helpen om de strategische besluitvorming in goede banen te leiden.

Wanneer je terug kan vallen op goed omschreven uitgangspunten in het familiestatuut, is de kans dat verstoringen of zelfs onoplosbare situaties ontstaan in de strategische besluitvorming kleiner. Er moeten dan ook richtlijnen opgenomen zijn over hoer er moet worden omgegaan met serieuze meningsverschillen en spanningen tussen familieleden welke bedreigend kunnen zijn voor de besluitvorming. Daarnaast is het ook verstandig op te nemen hoe er moet worden omgegaan met situaties waarin de besluitvorming is vastgelopen.

De rol van family governance

Eerder vermelden we al dat family governance als onderdeel wordt opgenomen in het familiestatuut. Maar wat is de rol hiervan met betrekking tot de strategische besluitvorming? Een goed ingerichte family governance zorgt ervoor dat er draagvlak binnen de familie ontstaat voor de besluitvorming en hoe deze uitgevoerd worden. Je wilt immers graag dat deze niet worden tegengewerkt of dat familieleden erop terugkomen. Met de inspanningen binnen family governance wordt er voorkomen dat stakeholders binnen de familie voor feiten en verassingen komen te staan. 

In het familiestatuut kunnen hier richtlijnen voor geformuleerd en uitgewerkt worden in bijvoorbeeld een huishoudelijk reglement van een familieberaad. Dit reglement kan vervolgens weer als bijlage toegevoegd worden aan het familiestatuut.

Het familiestatuut opstellen met behulp van equimerio

Het is handig om te beschikken over digitale instrumenten die de samenwerking tussen familieleden en tussen de procesbegeleider en de familie vergemakkelijken. Dit zorgt er tevens voor dat het proces van totstandkoming van het familiestatuut in goede banen wordt geleid. 

De tools van equimerio kunnen hierbij helpen. Zo kun je met de tool van het Drie Cirkel Model inzichtelijk maken hoe familieleden zich tot elkaar verhouden en hoe de onderlinge communicatie beter kan verlopen. Aan de hand van de tool kan je ook emotioneel beladen dilemma’s in kaart brengen en bespreekbaar maken. 

Daarnaast kun je met het diagram van de Juridische Structuur zien wie er op welke bestuurspositie zit. Vervolgens kan je met de Scenario Manager uitwerken hoe dat kan veranderen afhankelijk van de ontwikkeling van familie en bedrijf. Ditzelfde geld voor de interne organisatie met behulp van het Organogram.

Benieuwd hoe de tools van equimerio jou kunnen helpen met de totstandkoming van het familiestatuut?