Een familiestatuut opstellen: de basisprincipes

Zo langzamerhand raakt het familiestatuut steeds meer ingeburgerd in de praktijk en dat is maar goed ook! Het is immers veel meer dan een document waarmee een familie haar grondslagen voor een familiale voortzetting van het bedrijf en/of vermogen vastlegt. Uit de praktijk blijkt inmiddels dat het begrip familiestatuut vele interpretaties kent en op veel verschillende manieren haar gestalte krijgt. Dat sluit op zich goed aan bij de enorme pluriformiteit van het familiebedrijf. Tegelijkertijd is het goed dat men enkele algemeen geldende basisprincipes in acht neemt waarmee de kwaliteit en de naleving van het familiestatuut worden bevorderd.

In dit blog behandelen we de volgende onderwerpen:

• Enkele basisprincipes voor het opstellen van een familiestatuut
• Niet alleen voor grote bedrijven, vooral ook voor MKB
• Toepassing in de praktijk

Lees alles over het familiestatuut in ons gratis e-book!

Enkele basisprincipes voor het opstellen van een familiestatuut

Lerend uit de praktijk en kijkend naar wat de literatuur ons vertelt op basis van inmiddels omvangrijk wetenschappelijk onderzoek over het familiebedrijf, kunnen enkele basisprincipes worden geformuleerd voor het effectief, en met het nodige plezier, opstellen van een familiestatuut. Hieronder volgt een beknopt overzicht met een bondige omschrijving. 

1. Niet juridisch bindend

Een familiestatuut is een niet-juridisch bindend document. Er staan niet alleen heel veel bepalingen in die zich in het geheel niet lenen om juridisch bindend te zijn, belangrijker is dat er veelal in algemene beschrijvingen bepalingen in zijn opgenomen over onderwerpen waarvoor een (in een later stadium uit te werken) juridisch bindende regelingen wenselijk zijn. Dat kan vanwege meerdere redenen zo zijn. Van belang is vooral ook, dat iedereen onbevangen (zonder druk van directe juridische consequenties) aan het proces van totstandkoming kan meedoen.

2. Levend document

De bepalingen in het familiestatuut, vooral die ook apart in de betreffende juridische documentatie nader worden uitgewerkt, zijn veelal tijd en situatie gebonden. Zienswijzen en omstandigheden zullen op enig moment veranderen en van belang is, dat men dan tijdig de grondslagen voor de bestaande regelingen ter discussie stelt en eventueel aanpast. Denk bijvoorbeeld aan de vraag of er externe aandeelhouders mogen zijn of dat levenspartners mee mogen doen in het bestuur van de STAK.

3. Niet alles tegelijk

Het opstellen en onderhouden van een familiestatuut biedt houvast voor het doorlopende groeiproces van de ondernemende familie. Afhankelijk van de huidige situatie zijn sommige onderwerpen actueel, terwijl andere zich wat later zullen aandienen. Bij een eerste generatie familiebedrijf zullen andere onderwerpen prioriteit moeten krijgen dan bij een tweede generatie. 

Het is dus zaak om te bepalen welke onderwerpen meer discussie zullen vergen en in meer detail moeten worden geformuleerd dan andere, die nu al vast benoemd kunnen worden maar later nader aan orde kunnen komen. Zo sorteer je als familie voor op wat komen gaat.

4. Proces prevaleert boven inhoud

Goed beschouwd, kan worden gesteld dat het belangrijkste doel van een familiestatuut is, om binnen de familie een draagvlak te creëren voor de naleving van wat er is beschreven. Dat doe je niet met de inhoud alleen, maar vooral met de manier waarop. Dit is daarom niet voor niets het belangrijkste principe.

Met het centraal stellen van het proces als hoofdprincipe kunnen enkele deelprincipes worden geformuleerd om dat draagvlak zo sterk mogelijk te maken. Mooier nog, met een goed ontworpen en geregisseerd proces wordt de onderlinge familiale verbondenheid bevorderd en dat is een belangrijk antecedent voor het langjarig succes van een familiebedrijf. 

De deelprincipes raken onderwerpen zoals emergentie (al naar gelang de familiedialoog vordert, dienen zich nieuwe vragen en inzichten aan), equifinaliteit (elke familie bewandelt haar eigen pad naar het familiestatuut toe) en fair process (hoe zorg je ervoor dat iedereen die ertoe doet ook goed aangesloten is).

Niet alleen voor groot, maar vooral ook voor MKB

Er lijkt een misverstand te bestaan dat het opstellen van een familiestatuut voorbehouden zou zijn aan families die al wat verder in de generaties zijn gegroeid en hun relatie met het bedrijf met meerdere familieleden in een wat complexe structuur onderhouden. 

Niets is minder waar! Hoe complex kan het al zijn als je als eerste generatie familiebedrijf met twee ouders en enkele kinderen niet alleen de bedrijfsopvolging in goede banen moet zien te krijgen, maar ook te maken krijgt met de klassieke uitdagingen van een doorgroeiend bedrijf? 

Het opstellen van een familiestatuut kan in heel veel, vooral ook kleinere MKB bedrijven een zeer nuttige opmaat zijn naar een succesvolle bedrijfsoverdracht. Veel klassieke valkuilen waar familiebedrijven in terecht komen, kunnen hiermee voorkomen worden.

Een familiestatuut opstellen met de Equimerio toolset

Om het proces van totstandkoming van het familiestatuut goed vorm te kunnen geven, is het handig om te beschikken over digitale instrumenten die de samenwerking tussen familieleden en tussen de procesbegeleider en de familie vergemakkelijken. De equimerio tools zijn vanuit de praktijk precies hiervoor ontworpen. 

Met de tool van het driecirkelmodel wordt inzichtelijk hoe de familieleden zich tot elkaar verhouden, hoe de betrekkingen kunnen wijzigen door positieverschuivingen van personen en welke vragen en dilemma’s dat kan teweeg brengen. Ook kan daarmee worden geïnventariseerd welke inhoudelijke vragen aan de orde moeten komen vanuit het perspectief bezien van familie, eigendom en bedrijf. Daaraan kunnen agendapunten worden ontleend voor de familiale dialoog.

Met de totstandkoming van het familiestatuut wordt een scenario doorlopen dat uit verschillende fasen bestaat (bijvoorbeeld op basis van de gezamenlijke bijeenkomsten). Met de scenariomanager kunnen deze worden uitgewerkt waarbij voor elke fase de relevante vragen en aandachtspunten worden vastgelegd.

Omdat je het allemaal als familie samen ziet, trek je ook gemakkelijker samen op. Als adviseur treed je met deze inzet van de equimerio tools van nature op als de moderator van de familiedialoog en als begeleider cq. regisseur van het proces waarmee het familiestatuut tot stand komt.